يعتبر البريد الالكتروني وسيلة التواصل المفضلة للكثير من الشركات وأصحاب الأعمال نظراً لسهولة التعامل معه وخصوصيته ولوجود التوثيق في التعاملات، وسواء كان التواصل خارجياً أو داخلياً داخل الشركة، فمن المهم وجود توقيع إلكتروني يحتوي على تفاصيل تساعد المتلقي في معرفة صفة المرسل والمدينة وبيانات الاتصال والشركة … إلخ، وفي هذا المقال سوف نستعرض اهم البيانات وأهمية انشاء توقيع بريد إلكتروني، والطرق لإنشاء توقيع بريد إلكتروني، لنبدأ
أهم البيانات الواجب توفرها في التوقيع الالكتروني :
- اسم الموظف Name
- المسمى الوظيفي Employee Name ( المسمى الوظيفي أو المنصب الإداري مثال : مشرف مبيعات )
- اسم الشركة Company Name
- شعار الشركة Logo
- رقم الجوال mobail
- رقم الهاتف / مع التحويله ان وجد Tell
- البريد الإلكتروني Email ( البريد الالكتروني الخاص بالعمل )
- الموقع الإلكتروني للشركة Website
- المدينة City ( المدينة التي تعمل بها ويفضل كتابة المدينة والمنطقة )
- رقم الفرع Branch Number
- صندوق البريد P.O.BOX ( رقم صندوق البريد وفي الأغلب مكون من 4 أرقام )
* يفضل دائماً استخدام اللغتين ( العربية / الانجليزية ) اثناء انشاء التوقيع الإلكتروني
أهمية وجود توقيع الكتروني في البريد :
- معرفة صفة المرسل
- معرفة المدينة والمكان الذي تتم المراسله منه
- التسويق للشركة والتعريف بها اثناء المراسلات الخارجية
- تسهيل للمتلقي التواصل مع المرسل بطرق مختلفة
- تساعد المدراء والمشرفين في تحديد مكان عمل الموظف في المراسلات داخل الشركة
- اعطاء طابع الرسمية في المراسلات
طرق انشاء التوقيع :
الطريقة الأولى:
يمكن كتابة البيانات دون تنسيق مسبق وهذه الطريقة قد تكون بدائية وغير احترافيه لكنها قد تؤدي الغرض، ولا ينصح بهذه الطريقة نظراً لإفتقادها للإحترافية والرسمية
الطريقة الثانية:
يمكن التعاقد مع احد المبرمجين وانشاء التوقيع الإلكتروني بأحد لغات البرمجة المختلفة ( CSS + HTML ) مع ارفاق صورة وانشاء تنسيقات مختلفة تُعطي مظهر جيد للبريد الإلكتروني
الطريقة الثالثة:
يمكن استخدم موقع Email signatures وهو من المواقع البسيطة وسهلة الاستخدام التي تساعد في انشاء توقيع بريد إلكتروني عن طريق ادخال البيانات والحصول على النتيجة مع توفير عدة قوالب مختلفة
طريقة اضافة التوقيع :
قم بفتح البريد الإلكتروني ثم الدخول على إعدادات ثم Compose and Reply وقم بإختيار email signature سيظهر مربع إدخال قم بكتابة أو لصق التوقيع